Loin d’être une simple formalité administrative, le bordereau d’envoi détermine la réussite de votre livraison. Une erreur d’adresse, un code-barres mal imprimé ou des dimensions incorrectes peuvent transformer votre envoi en parcours du combattant. À l’inverse, un bordereau parfaitement rempli garantit un acheminement fluide et un suivi précis.
Ce guide complet vous accompagne pas à pas : découvrez ce qu’est réellement un bordereau d’envoi, maîtrisez les informations indispensables à y faire figurer et trouvez la plateforme idéale pour le créer au meilleur prix. Vous saurez également éviter les pièges les plus courants qui coûtent chaque année des milliers d’euros en frais supplémentaires aux expéditeurs mal informés.
| Élément | Résumé des informations essentielles |
|---|---|
| Définition | Étiquette/contrat édité par le transporteur : carte d’identité du colis, obligatoire pour l’acceptation et le suivi. |
| Rôles | 1) Contrat de transport, 2) Guide d’acheminement via codes-barres, 3) Outil de suivi avec numéro unique. |
| Données indispensables | Expéditeur/destinataire complets, téléphone, poids exact, dimensions L×l×h, nombre de colis, code-barres lisible. |
| Création en 4 étapes | Choisir le transporteur → saisir infos → payer l’affranchissement → télécharger/imprimer l’étiquette. |
| Où le créer ? | Colissimo, Mondial Relay, Chronopost, ou via comparateurs (Packlink, Sendcloud) selon prix, délais et services. |
| Pose sur le colis | Face plane et propre, coins scotchés, code-barres visible non recouvert ; pochette plastique si humidité. |
| Erreurs à éviter | Masquer le code-barres, réutiliser un carton étiqueté, sous-évaluer poids/dimensions, emballage insuffisant. |
| Validité & correction | Valable 7–30 jours selon transporteur ; en cas d’erreur, annuler et regénérer, ne jamais corriger à la main. |
| Impression / QR | Impression A4 standard reste la norme ; certains services offrent un dépôt sans impression via QR code. |
Qu'est-ce qu'un bordereau d'envoi ? Définition
Le bordereau d’envoi, également appelé étiquette d’expédition ou étiquette de transport, est un document essentiel qui accompagne votre colis du point de départ jusqu’à sa destination finale. Il s’agit d’un document édité par le prestataire (transporteur), pour le destinataire, dont les informations ont été renseignées par l’expéditeur.
Ce document fonctionne comme la véritable carte d’identité de votre colis. Il contient toutes les informations nécessaires pour que le transporteur puisse acheminer votre envoi correctement et le remettre au bon destinataire. Sans lui, aucun transporteur n’acceptera de prendre en charge votre colis.
En pratique, il s’agit généralement d’une étiquette autocollante que vous devez imprimer chez vous ou directement en point relais, puis coller sur votre emballage. Il récapitule la quantité de marchandise, le poids, taille, et parfois la nature du contenu du colis.
À quoi sert un bordereau d'envoi ? Ses 3 rôles clés
Le bordereau d’envoi remplit trois fonctions fondamentales dans le processus de livraison de votre colis, chacune étant critique pour le bon déroulement de l’acheminement :
1. Contrat de Transport
Le bordereau d’envoi constitue bien plus qu’un simple reçu : il s’agit d’un véritable contrat juridique entre vous et le transporteur. Dès l’instant où vous remettez votre colis accompagné de son bordereau, celui-ci fait foi de plusieurs engagements contractuels.
D’un côté, vous certifiez que les informations déclarées (poids, dimensions, contenu, valeur) sont exactes et que votre envoi respecte les conditions générales de transport du prestataire. De l’autre, le transporteur s’engage formellement à livrer votre colis selon les modalités spécifiées : délai contractuel (24h pour Chronopost Express, 2-3 jours pour Colissimo), mode de remise choisi (domicile, point relais, signature requise), et niveau de couverture assurantielle souscrit.
En cas de litige – perte, casse, retard ou livraison erronée – ce document constitue la pièce maîtresse de votre dossier d’indemnisation. Les tribunaux de commerce reconnaissent sa valeur probante, notamment grâce à l’horodatage automatique généré lors de sa création et au numéro unique qui permet de tracer l’ensemble des opérations logistiques.
2. Guide d'Acheminement Technique
Le code-barres principal, généralement au format Code 128 ou DataMatrix, encode les informations essentielles : destination, service, priorité de traitement. Les machines de tri haute cadence peuvent traiter jusqu’à 40 000 colis par heure en déchiffrant instantanément ces codes.
L’adresse de destination suit des règles de formatage strictes définies par l’Union Postale Universelle. Le code postal active automatiquement le routage vers le bon centre de tri régional, tandis que l’adresse complète guide les algorithmes de géolocalisation jusqu’au point de livraison exact. Les transporteurs utilisent désormais des systèmes de reconnaissance optique de caractères (OCR) capables de corriger automatiquement les erreurs mineures d’orthographe.
Le bordereau intègre également des codes de service spécialisés : priorité express, remise contre signature, livraison en point relais, ou restrictions spéciales (ne pas plier, fragile, produits dangereux). Ces informations déclenchent des protocoles de manutention adaptés tout au long de la chaîne logistique.
3. Outil de Suivi et Traçabilité
Le numéro de tracking, généralement composé de 13 caractères alphanumériques, constitue l’identifiant unique de votre colis dans l’écosystème logistique mondial. Ce code active un suivi multi-événements qui enregistre chaque manipulation : prise en charge, passage en centre de tri, chargement en véhicule, tentative de livraison, remise finale.
Les systèmes de suivi modernes utilisent la technologie RFID (Radio Frequency Identification) et les codes QR pour localiser les colis en temps réel. Chaque scan génère un horodatage géolocalisé transmis instantanément aux bases de données centrales. Ces informations alimentent les interfaces de suivi client mais servent aussi aux transporteurs pour optimiser leurs tournées et anticiper les dysfonctionnements.
Pour les envois professionnels, le suivi inclut des fonctionnalités avancées : notification automatique des étapes clés, estimation dynamique des délais de livraison basée sur l’intelligence artificielle, et alertes proactives en cas d’incident. Certains transporteurs proposent même la géolocalisation en temps réel du véhicule de livraison, permettant au destinataire de suivre l’approche du livreur sur une carte interactive.
Quelles informations essentielles doit-il contenir ?
Pour être valide et garantir une livraison sans accroc, votre bordereau d’envoi doit impérativement comporter les éléments suivants :
Checklist : Les informations indispensables
| Information à vérifier | Obligatoire | Détails |
|---|---|---|
| EXPÉDITEUR | ||
| Nom et prénom complets | ✅ | Ou raison sociale pour les entreprises |
| Adresse complète | ✅ | Numéro, rue, code postal, ville |
| Pays d'origine | ✅ | France métropolitaine, DOM-TOM, étranger |
| Numéro de téléphone | ✅ | Pour contact en cas de problème |
| DESTINATAIRE | ||
| Nom et prénom exacts | ✅ | Vérifier l'orthographe |
| Numéro et nom de rue | ✅ | Éviter les abréviations |
| Code postal | ✅ | 5 chiffres en France |
| Ville | ✅ | En majuscules recommandé |
| Pays de destination | ✅ | Si international |
| Numéro de téléphone | 📱 | Recommandé pour la livraison |
| CARACTÉRISTIQUES COLIS | ||
| Poids exact | ✅ | Peser avec une balance précise |
| Dimensions L×l×h | ✅ | Mesures extérieures du colis |
| Nombre de colis | ✅ | Si envoi multiple |
| Nature du contenu | 📋 | Pour douanes si international |
| ÉLÉMENTS TECHNIQUES | ||
| Code-barres lisible | ✅ | Non masqué, non plié |
| Numéro de suivi visible | ✅ | Généralement répété sur l’étiquette |
| Logo transporteur | ✅ | Identifie le service choisi |
| Date de validité | 📅 | Vérifier avant dépôt |
Modèle de bordereau d'envoi annoté
Un bordereau d’envoi typique se présente sous la forme d’une étiquette rectangulaire divisée en plusieurs zones distinctes. En haut, vous trouvez le logo du transporteur accompagné du service choisi (Colissimo, Chronopost Express, Mondial Relay, etc.).
Au centre, l’adresse du destinataire apparaît en gros caractères pour faciliter la lecture par les livreurs. Juste en dessous, l’adresse de l’expéditeur figure en plus petit.
Le code-barres principal, élément critique pour le tri automatique, occupe une position centrale bien visible. Enfin, le numéro de suivi, souvent répété plusieurs fois sur l’étiquette, permet le suivi en ligne de votre envoi.
Comment créer un bordereau d'envoi en 4 étapes simples
Créer un bordereau d’envoi est devenu très accessible grâce aux plateformes en ligne. Voici la marche à suivre :
Étape 1 : Choisir un transporteur ou une plateforme
Sélectionnez le service qui correspond le mieux à vos besoins en termes de prix, délais et modalités de livraison. Vous pouvez opter pour les sites officiels des transporteurs ou utiliser des comparateurs qui regroupent plusieurs offres.
Étape 2 : Renseigner les informations
Saisissez avec précision toutes les données requises : coordonnées de l’expéditeur et du destinataire, caractéristiques du colis. Faites bien attention à ce que les informations présentes soient exactes. En effet, la moindre erreur risque de ralentir la livraison de votre colis.
Étape 3 : Payer l'affranchissement
Réglez le coût du transport en ligne par carte bancaire ou PayPal. Le prix dépend du poids, des dimensions, de la destination et du service choisi (standard, express, avec assurance, etc.).
Étape 4 : Télécharger et imprimer le bordereau
Une fois le paiement validé, téléchargez le fichier PDF de votre bordereau. Imprimez-le sur du papier A4 standard et découpez-le si nécessaire. Certains transporteurs proposent aussi l’impression directement en point relais.
Où créer son bordereau ? Comparatif des plateformes en ligne
Le choix de la plateforme pour créer votre bordereau d’envoi dépend de vos priorités : prix, rapidité, services inclus ou couverture géographique. Voici un comparatif détaillé des principales solutions :
| Plateforme | Points forts | Points faibles | Idéal pour… |
|---|---|---|---|
| La Poste | Réseau de distribution le plus dense en France, service client de proximité, fiabilité reconnue | Tarifs souvent plus élevés que la concurrence, moins d’options de livraison flexible | Particuliers privilégiant la sécurité, TPE ayant besoin d’un service de confiance |
| Colissimo | Réseau colis grand public, suivi en ligne, multiples lieux de retrait et options de reprogrammation | Tarifs parfois supérieurs aux solutions relais, options de flexibilité variables selon offres | Envois particuliers et TPE souhaitant un service colis national/international standard |
| Mondial Relay | Tarifs env. 20 % moins chers que Colissimo, ~10 000 points relais en Europe, dépôt sans impression (QR code) | Délais parfois plus longs, livraison majoritairement en point relais (peu de domicile) | E-commerce (Vinted), envois non urgents, utilisateurs sensibles au prix |
| Chronopost | Express garanti (24–48 h), suivi renforcé, remise contre signature | Coût élevé, service surtout orienté professionnel | Envois urgents/pro, colis de valeur avec traçabilité maximale |
| Packlink | Comparateur multi-transporteurs, remises jusqu’à 50 % (national) et 70 % (international) | Interface parfois complexe, support client principalement en ligne | PME avec volumes réguliers, utilisateurs cherchant le meilleur prix |
| Sendcloud | Suite d’expédition pour e-commerce, automatisations, gestion des retours | Tarifs plus élevés, souvent un volume minimum requis | E-commerçants pros, entreprises à forte activité d’expédition |
Bien utiliser son bordereau : Les bonnes pratiques
Comment Coller le Bordereau sur le Colis ?
Le placement correct de votre bordereau d’envoi conditionne la réussite de la livraison. Évitez d’apposer le bordereau sur les bords ou les plis du colis, privilégiez la face la plus large.
Choisissez de préférence la face supérieure de votre colis, celle qui sera visible lorsque le colis est posé normalement. Cette surface doit être plane et propre pour garantir une bonne adhérence de l’étiquette.
Appliquez un petit morceau de ruban adhésif aux quatre coins du bordereau. Cette précaution évite que l’étiquette se décolle pendant le transport, surtout si les conditions météorologiques sont défavorables.
Assurez-vous que le code-barres reste parfaitement lisible. Ne le recouvrez jamais de ruban adhésif, car cela empêcherait les scanners automatiques de le déchiffrer. Si votre colis risque d’être exposé à l’humidité, glissez l’étiquette dans une pochette plastique transparente.
Les Erreurs à Éviter
Plusieurs erreurs courantes peuvent compromettre la livraison de votre colis et entraîner des frais supplémentaires :
Masquer le code-barres : N’appliquez jamais de ruban adhésif directement sur le code-barres. Cette erreur empêche le tri automatique et peut considérablement retarder votre envoi.
Réutiliser un ancien carton : Retirez tout autre bordereau ou ancienne étiquette issu(e) d’envois précédents s’il y en a, afin d’éviter les confusions. Un ancien code-barres encore visible peut faire partir votre colis dans la mauvaise direction.
Se tromper sur le poids : Lors de leur prise en charge, les colis sont de nouveau pesés et mesurés par les transporteurs. Si les dimensions ou le poids réel sont sous-évalués et ne correspondent pas aux données relevées lors du transport, l’envoi peut être sujet à un complément de facturation.
Négliger l’emballage : Un colis mal protégé risque de s’abîmer pendant le transport. Utilisez un emballage résistant et suffisamment rembourré pour protéger le contenu.
FAQ - Tout sur le bordereau d'envoi
Quelle est la différence entre un "bordereau d'envoi" et un "bon de livraison" ?
Le bordereau d’envoi voyage avec le colis depuis l’expéditeur jusqu’au destinataire. Il sert à l’acheminement et au suivi. Le bon de livraison, quant à lui, est souvent un document interne ou destiné au client qui détaille le contenu exact de la commande. Il peut accompagner le colis mais ne sert pas au transport.
Suis-je obligé d'imprimer le bordereau ?
De plus en plus de services proposent des solutions sans impression avec QR code, notamment Mondial Relay qui permet de déposer un colis en Locker simplement en scannant un code. Cependant, l’impression reste la norme pour la plupart des envois, surtout ceux à domicile. L’étiquette papier demeure le moyen le plus sûr de garantir une livraison sans problème.
Que faire si je fais une erreur sur le bordereau une fois imprimé ?
Il ne faut jamais modifier un bordereau à la main, même pour une correction mineure. Les transporteurs refuseront le colis ou appliqueront des pénalités. Vous devez annuler l’envoi sur la plateforme utilisée et générer un nouveau bordereau avec les informations correctes. La plupart des plateformes permettent l’annulation gratuite dans les premières heures.
Combien de temps un bordereau d'envoi est-il valide ?
La durée de validité varie selon le transporteur, généralement entre 7 et 30 jours après l’émission. Passé ce délai, vous devrez créer un nouveau bordereau. Cette limitation évite l’accumulation de bordereaux non utilisés dans les systèmes informatiques des transporteurs.
Puis-je utiliser le même bordereau pour plusieurs colis identiques ?
Non, chaque colis doit obligatoirement avoir son propre bordereau unique pour garantir le suivi individuel. Même si vous envoyez plusieurs colis identiques au même destinataire, chacun nécessite un bordereau spécifique avec son propre numéro de suivi. Cette règle permet de localiser précisément chaque colis en cas de problème.
